Proses Administrasi dan Manajemen

A.  ADMINISTRASI

a.    Administrasi dalam Arti Sempit

Diterjemahkan dari istilah "administratie" yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis digunakan dengan maksud untuk memperoleh ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungan satu sama lainnya. (Pariata Westra dalam Hendyat Soetopo dan Wasty Soemanto).

Secara singkat dapat diartikan kegiatan catat-mencatat, proses penyelesaian surat, pembukuan keuangan dan sebagainya yang biasa disebut dengan ketatausahaan (clerical work) atau tatausaha. Kegiatan yang dikerjakan meliputi:

a. Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja.

b. Menyediakan berbagai informasi/data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau kebijaksanaan.

c.  Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unit kerja

b.    Administrasi dalam Arti Luas

Diterjemahkan dari istilah "administration". Antara lain menurut:

a. Herbart. A. Simon cs. Dalam bukunya Public Administration. "Administration as the activies of group cooperating to accomplish common goals".

b. Menurut buku Pedoman Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Depdikbud. "Suatu usaha bersama mendayagunakan semua sumber yang ada (manusia, barang, uang, dan metode kerja) secara efektif dan efesien dalam rangka mencapai tujuan pendidikan".

c. Hendyat Soetopo dan Wasty Soemanto dalam buku Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan. "Segala pengaturan atau penataan seluruh sumber daya (manusia dan non manusia) dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan bersama".

Unsur-unsur yang ada dalam definisi di atas:

a. Adanya kegiatan

b. Adanya kerjasama

c. Sumber daya faktor pendukung

d. Tujuan yang ingin dicapai[1]

c.    Admnistrasi Ditinjau dari Segi Prosesnya

Administrasi dapat dialami dengan melihat, membahas, dan memahami prosesnya. Berbuat demikhan berarti menganalisis langkah-langkah yang harus diambil langkah-langkah yang diambil dalam proses administari pada dasarnya terdiri dari:

1.    Perumusan dan penentuan tujuan akhir.

2.    Penyusunan, perumusan dan penentuan strategi dasar yang akan ditempuh.

3.    Penyusunan dan penetapan rencana sebagai rincian strategi.

4.    Penyusunan dan penentuan program kerja sebagai penjabaran rencana.

5.    Pemilihan struktur dan tipe organisasi yang dianggap paling tepat.

6.    Penggerakan para anggota organisasi.

7.    Penyelenggaraan kegiatan-kegiatan operasional.

8.    Pengawasan.

9.    Penilaian hasil yang dicapai.

10. Penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik yang handal.

Masing-masing langkah tersebut dibahas secara singkat berikut ini.

1.    Perumusan dan Penentuan Tujuan Akhir

Pembahasan teori administrasi tidak bisa tidak harus selalu dikaitkan dengan pencapaian tujuan akhir yang ingin dicapai. Baik para teoritisi maupun para praktisi mengakui bahwa suatu organisasi diciptakan dan administrasi dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Tidak terlalu penting untuk mempersoalkan siapa yang menentukan tujuan akhir tersebut. Pada mulanya tujuan itu ditentukan oleh para pendiri organisasi yang kemudian diusahakan pencapaiannya oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian.

2.    Perihal Strategi Organisasi

Digunakan dalam konteks administrasi, istilah strategi sinonim dengan kebijaksanaan dasar. Peranannya yang paling penting ialah:

a. Sebagai langkah pertama yang diambil dalam usaha mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

b. Sebagai dasar untuk penyusunan dan penentuan rencana.

c. Sebagai "rambu-rambu" utama penunjuk jalan yang seyogyanya ditempuh dalam mengemudikan jalannya roda organisasi.

Suatu strategi ditetapkan setelah melalui dua tahap yang mendahuluinya, yaitu tahap penyusunan dan tahap perumusan. Penyusunan suatu strategi sebaiknya melibatkan seluruh jajaran organisasi, antara lain sebagai sumber ide dan saran.

3.    Penyusunan dan Penentuan Rencana

Rencana merupakan rincian suatu strategi sekaligus sebagai langkah pertama dalam operasionalisasi strategi tersebut. Rencana merupakan suatu keputusan yang diambil sekarang untuk dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu di masa depan. Sebagai rincian strategi, rencana harus mengandung jawaban yang tepat tentang enam pertanyaan, yaitu:

a. Apa yang akan dikerjakan.

b. Di mana berbagai kegiatan akan diselenggarakan.

c. Bilamana berbagai kegiatan itu akan dilaksanakan.

d.  Metode dan teknik kerja apa yang akan diterapkan.

e. Siapa yang akan melakukan apa, dan

f. Mengapa semua itu harus dilakukan.[2]

4.    Penyusunan Program Kerja

Suatu rencana bagaimanapun lengkapnya, masih perlu dijabarkan secara sistematik. Hasil penjabaran itu adalah suatu program kerja yang rinci. Rinci antara lain berarti:

a. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan apa, bilamana, di mana, bagaimana, siapa dan mengapa.

b. Terjadi kuantifikasi dari hasil-hasil yang diharapkan tercapai di samping kejelasan tentang mutu hasil pekerjaan sepanjang hasil tersebut dapat dikuantifikasikan.

c. Terdapat kriteria pengukuran hasil dan prestasi kerja yang obyektif dan rasional.

d. Disusun sedemikian rupa sehingga tidak lagi diinterpretasikan.

e. Terdapatnya pola pengaturan interaksi antara seorang pelaksana dengan yang lain.

5.    Kegiatan Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan fungsi organik manajemen yang kedua setelah perencanaan. Di samping materi pembahasan tentang pengorganisasian yang telah dikemukakan di atas, yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya.

6.    Kegiatan Penggerakan

Penggerakan merupakan salah satu langkah penting dalam proses administrasi sekaligus merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Sebagai langkah dan fungsi organik, penggerakan merupakan hal yang sangat penting, tetapi sekaligus paling sulit untuk dilaksanakan.

7.    Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Selalu relevan untuk menekankan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional dengan efisien, ekonomis dan efektif merupakan salah satu kunci keberhasilan organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional merupakan indikator yang paling penting tentang tepat tidaknya strategi, lengkap tidaknya rencana, sistematik tidaknya program kerja, cocok tidaknya struktur dan tipe organisasi yang digunakan mewadahi berbagai kegiatan, serta tidaknya teknik penggerakan yang digunakan.

8.    Hakikat Pengawasan dalam Proses Administrasi

Seperti telah dimaklumi pengawasan merupakan langkah dan sekaligus salah satu fungsi organik manajemen yang sangat penting. Dikatakan demikian karena melalui pengawasanlah diteliti apakah hal-hal yang tercantum dalam rencana dilaksanakan dengan baik atau tidak.

9.    Penilaian Sebagai Langkah dalam Proses Administrasi

Fungsi penilaian merupakan salah satu langkah dalam proses administrasi. Penilaian didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan pembandingan hasil yang nyatanya dicapai dengan hasil yang seharusnya dicapai berdasarkan strategi, rencana dan program kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

10. Penciptaan dan Pemanfaatan Sistem Umpan Balik

Pengetahuan tentang keberhasilan dan atau kekurangberhasilan itu dapat diperoleh secara lengkap apabila para manajer mampu menciptakan dan menggunakan suatu sistem umpan balik yang handal. Yang dimaksud dengan sistem umpan balik yang handal adalah keseluruhan cara, metode dan teknik penyampaian informasi yang akurat, mutakhir, lengkap dan dapat dipercaya tentang segala sesuatu yang terjadi dan tidak terjadi dalam organisasi dikaitkan dengan seluruh langkah dalam proses administrasi yang baru saja terjadi.[3]

B.   MANAJEMEN

a.    Hakikat Manajemen

1.    Pengertian dan Unsur Manajemen

Organisasi adalah wadah aktivitas manajemen. Di dalam organisasi pendidikan, atau sekolah berlangsung kegiatan manajemen sekolah yang dijalankan oleh kepala sekolah dan staf, sedangkan manajemen pembelajaran dilaksanakan oleh guru.

Dapat dipahami bahwa manajemen adalah kekuatan utama dalam organisasi yang mengkoordinir berbagai kegiatan bagian-bagian (sub-sistem) serta berhubungan dengan lingkungan. Para manajer memerlukan pengalihan sumber daya yang tidak terorganisir dari manusia, mesin, dan uang ke dalam suatu kegunaan dan efektivitas perusahaan. Maka manajemen adalah suatu proses memadukan sumber daya yang tidak berhubungan ke dalam keseluruhan sistem untuk pencapaian tujuan.

Manajemen berusaha memfokuskan perhatian atas proses pokok administrasi mencakup perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan yang sangat esensial jika organisasi ingin mencapai tujuan dan sasaran utamanya. Lebih jauh dijelaskan Johnson, dkk (1978:16) bahwa: These basic managerial processes are required for any type organization business, government, education, social and other activies where human and physical resources are combined to meet certain objectives. Artinya, aktivits manajerial berlangsung pada organisasi bisnis, pemerintahan, pendidikan, sosial dan organisasi lain di mana unsur manusia dan sumber daya fisik dipadukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.    Fungsi-Fungsi Manajemen

a.  Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan tindakan awal dalam proses manajemen. Menurut Robbins (1981), perencanaan adalah proses menentukan tujuan dan menetapkan cara terbaik untuk mencapai tujuan. Mondy dan Premeaux (1995), menjelaskan bahwa "Perencanaan adalah proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mencapainya".

b. Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah berkumpulnya sejumlah orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Setelah rencana disusun oleh manajer, maka tugas selanjutnya adalah mengorganisir sumber daya manusia dan sumber daya fisik sehingga dapat termanfaatkan secara tepat.

Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah proses di mana pekerjaan yang ada dibagi dalam komponen-komponen yang dapat ditangani dan aktivitas mengkoordinasi hasil-hasil yang akan dicapai sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai (Winardi, 1990).

c. Kepemimpinan (leadership)

Salah satu faktor keberhasilan seorang manajer dalam mengelola organisasi adalah keterampilan dan gaya memimpin. Keterampilan memimpin mencakup keterampilan konseptual (pengetahuan), keterampilan teknikal, dan keterampilan interpersonal (komunikasi).

Mondy dan Premeaux (1995) menjelaskan bahwa kepemimpinan adalah memengaruhi orang lain untuk melakukan apa yang diinginkan pimpinan untuk mereka lakukan. Jadi kepemimpinan berkaitan dengan kemampuan yang dimiliki seseorang dalam memengaruhi orang lain, karena itu intinya adalah hubungan antar manusia.[4]

d. Penggerakan

Penggerakan merupakan terjemahan dari kata bahasa Inggris actuating. Dalam Webster's New Collegiate Dictionary diberikan penjelasan to in put into action, to incite to action yang berarti menggerakkan, mendorong untuk bergerak.

Berdasarkan pendapat G. R. Terry dalam buku Principle Management, penggerakan ialah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan.

e. Pengawasan

Pengawasan merupakan istilah yang cukup populer. Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen. Fungsi tersebut mutlak harus dilakukan dalam setiap organisasi atau lembaga. Ketidakmampuan atau kelalaian melakukan fungsi tersebut sangat memengaruhi pencapaian tujuan lembaga.

Kimbrough dan Nunnery (1983) mengartikan pengawasan sebagai proses memonitor kegiatan-kegiatan. Tujuannya untuk menentukan harapan-harapan yang secara nyata dicapai dan melakukan perbaikan-perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.[5]

b.    Manajemen Pembelajaran

1.    Penyusunan/review KTSP dan silabus.

2.    Penyusunan kalender pendidikan.

3.    Penyusunan program tahunan.

4.    Penyusunan rencana pembelajaran (RPP).

5.    Pembagian tugas mengajar dan tugas lain.

6.    Penyusunan jadwal pelajaran.

7.    Penyusunan jadwal kegiatan perbaikan.

8.    Penyusunan jadwal kegiatan ekstrakurikuler.

9.    Penyusunan program jadwal kegiatan bimbingan dan penyuluhan.

10. Pengaturan pembukaan tahun ajaran baru.

11. Pelaksanaan kegiatan pembelajaran.

12. Pelaksanaan kegiatan bimbingan dan penyuluhan.

13. Supervisi pelaksanaan pembelajaran.

14. Supervisi pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan.

Kurikulum tingkat satuan pendidikan, sebagai jantung kepada kehendak kepala sekolah dan wakil kepala sekolah bidang kurikulum, melainkan juga harus memperhatikan tujuan pendidikan nasional, tujuan pendidikan di provinsi, dan tujuan pendidikan lokal (kabupaten/kota). Tujuan-tujuan tersebut yang merupakan arah untuk dijabarkan menjadi kompetensi dasar dan kompetensi lulusan peserta didik. Selanjutnya, kedirian peserta didik sebagai manusia yang berkarakter, berharkat dan bermartabat harus menjadi bahan pertimbangan pula. Di samping itu, esensi dan profesionalisme guru sebagai pendidik, harus menjadi pemahaman yang komperhensif dan tepat dalam pengembangan kurikulum.[6]

Guru adalah sebagai seorang manajer di dalam organisasi kelas. Sebagai seorang manajer, aktivitas guru mencakup kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengevaluasi hasil kegiatan belajar mengajar yang dikelolanya.

Reigeluth dan Garfinkel (1993) menjelaskan guru adalah sebagai fasilitator dan manajer pendidikan. Peran ini mensyaratkan sistem yang berbasis sumber daya, penggunaan kekuatan alat-alat baru berkaitan dengan kemajuan teknologi daripada berbasis kepada guru.

Tugas profesional guru adalah melakukan kegiatan mengajar, dan selanjutnya murid memberikan respon-respon yang disebut belajar. Interaksi kedua kegiatan ini yaitu mengajar dan belajar di dalam kelas disebut proses pengajaran.[7]